Guia de remessa vs. guia de transporte: o que as distingue?

No âmbito do transporte de mercadorias, a correta emissão e comunicação dos documentos fiscais assume, decerto, um papel crítico na conformidade legal e na rastreabilidade dos bens em circulação. Nesse sentido, importa confrontar dois conceitos centrais neste quadro: guia de remessa vs. guia de transporte.

Embora ambos sejam documentos de transporte válidos no âmbito do Regime de Bens em Circulação (RBC), têm funções distintas:

• A guia de transporte é obrigatória para efeitos de controlo fiscal do transporte de bens;
• A guia de remessa formaliza a expedição de mercadorias no contexto de uma operação comercial.

Aliás, a diferença entre guia de remessa vs. guia de transporte influencia não só os procedimentos administrativos e fiscais, mas também a gestão das operações de transporte. Estas particularidades revelam-se, pois, importantes para garantir a sua adequada aplicação e, claro está, evitar penalizações.

Primeiramente, o que é uma guia de remessa?

Passando ao exercício comparativo entre guia de remessa vs. guia de transporte, comecemos por perceber o que contempla cada documento. A guia de remessa, por exemplo, tem uma função eminentemente comercial, sendo utilizada para formalizar o envio ou a entrega de mercadorias.

Este documento de transporte (DT) acompanha, assim, o envio de mercadorias no território nacional, tendo como finalidade comprovar a sua entrega ao destinatário, no contexto de uma transação comercial ou movimentação interna.

Deve, portanto, acompanhar o transporte dos bens, identificando a expedição da mercadoria e servindo como comprovativo da sua entrega. Em determinadas situações, pode ser necessário que o destinatário assine e devolva uma das vias ao remetente.

A estrutura da guia de remessa encontra-se definida nos elementos obrigatórios do Regime de Bens em Circulação, sendo fundamental para comprovar a legalidade da circulação das mercadorias. Com efeito, a emissão da guia de remessa deve realizar-se antes do início da operação de transporte, uma vez que o documento fiscal acompanhará a mercadoria até à sua descarga.

E a guia de transporte, o que é?

Na comparação guia de remessa vs. guia de transporte, importa destacar que esta última desempenha uma função eminentemente fiscal. Ao contrário da guia de remessa — que formaliza a entrega de mercadorias no âmbito de uma operação comercial —, a guia de transporte tem como objetivo assegurar a conformidade legal da circulação de bens em território nacional, no contexto do RBC.

A sua emissão e comunicação à Autoridade Tributária (AT) são obrigatórias antes do início do transporte, funcionando como instrumento de controlo em tempo real das mercadorias em circulação. A guia de transporte inclui, à semelhança da guia de remessa, os elementos obrigatórios definidos no RBC — nomeadamente, a identificação do remetente e do destinatário, a descrição dos bens, as quantidades e os locais de carga e descarga.

Todavia, existem duas declarações com o mesmo nome, “guia de transporte”, e não devem ser confundidas:

• Em primeiro lugar, é o documento para efeitos fiscais a que nos referimos, imprescindível para acompanhar as operações de transporte;
• O segundo é uma declaração utilizada no âmbito do Regime Jurídico da Atividade de Transporte Rodoviário de Mercadorias (estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 257/2007). Esta tem um propósito contratual, servindo como um documento descritivo da operação de transporte e das condições acordadas entre o transportador e o expedidor. Por esse motivo, não se encontra sujeita aos requisitos de emissão e de comunicação previstos no RBC.

Guia de remessa vs. guia de transporte: requisitos e especificidades a equacionar

Para contextualizar melhor as duas declarações, exemplificamos algumas situações em que necessita de uma ou de outra:

Guia de remessa vs. guia de transporte: documentos indicados para cada situação
Venda de mercadorias com entrega imediata	Guia de transporte
Envio de bens para feiras/demonstração	Guia de remessa
Transporte de bens antes da emissão da fatura	Guia de transporte
Devolução de produtos a fornecedores	Guia de remessa

Ora, estes dois documentos assumem o desiderato de acompanhar os bens em circulação em território nacional, sempre que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA).

Consequentemente, a sua comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira deve efetuar-se antes do início do transporte, de modo que se viabilize o eficaz controlo sobre as mercadorias movimentadas em território nacional.

Adicionalmente, é importante sublinhar que as guias são válidas desde o momento da sua emissão até à finalização do processo de entrega da mercadoria.

Que tipo de bens estão abrangidos por estas guias?

De acordo com o Regime de Bens em Circulação, o comparativo entre guia de remessa vs. guia de transporte evidencia que ambos os documentos abrangem todos os bens que se encontrem fora dos locais habituais de produção, fabrico, transformação, exposição, venda (por grosso ou a retalho) e dos espaços de armazenagem.

Além disso, considera-se que os bens no interior de veículos, aquando das operações de carga, descarga ou transbordo, também estão abrangidos por estas guias, pois encontram-se em circulação e sujeitos às obrigações do RBC.

Ora, uma mercadoria pode estar em circulação por diversos motivos, desde que a movimentação ocorra exclusivamente em território nacional e resulte de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA. Embora a venda seja, decerto, um dos principais motivos a equacionar neste quadro, estas guias abrangem outras finalidades. É o caso da transmissão gratuita de bens, das entregas para demonstração ou da transferência entre armazéns do próprio sujeito passivo, por exemplo.

Exceções ao Regime de Bens em Circulação

As estipulações legais estabelecem exceções às imposições do RBC, a saber:

• Itens respeitantes a transações intracomunitárias, que devem acompanhar-se de um documento de circulação internacional, nos termos das normas aplicáveis;
• Mercadorias envolvidas em transações com países ou territórios terceiros, quando em circulação em território nacional, na condição de ter um destino aduaneiro, como trânsito, exportação ou importação sob regime suspensivo;
• Bens destinados a uso pessoal ou doméstico do próprio, não enquadráveis como operações comerciais. É, porém, recomendável fazer-se acompanhar de um documento que ateste o respetivo uso;
• Produtos provenientes de retalhistas, quando destinados a consumidores finais que previamente as tenham adquirido. Não exigem, portanto, um documento de transporte adicional após a conclusão da venda;
• Mercadorias oriundas de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária, resultantes, portanto, da sua própria produção e transportados pelo próprio ou por sua conta;
• Bens em circulação por motivo de mudança de instalações do sujeito passivo, desde que a mudança seja atempadamente comunicada à AT.

Qual a estrutura dos documentos?

Se voltarmos a estabelecer o paralelo entre guia de remessa vs. guia de transporte, podemos concluir, igualmente, que as suas estruturas são semelhantes. Além disso, possuem o mesmo valor jurídico.

Estes documentos de transporte devem, portanto, conter os elementos obrigatórios referidos no artigo 4.º do Regime de Bens em Circulação. Vejamos, então:

• Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal (NIF) do remetente, sendo este o sujeito passivo de IVA responsável pelo envio dos bens;
• Nome, firma ou denominação social e domicílio ou sede do destinatário ou adquirente — ou seja, a entidade para quem os bens são enviados;
• NIF do destinatário ou adquirente, quando este for sujeito passivo de IVA. Se o destinatário ou adquirente for um particular (isto é, um não sujeito passivo de IVA), o NIF não é obrigatório. No entanto, deve mencionar-se expressamente tratar-se de um “não sujeito passivo”, sempre que se exige a emissão do documento de transporte;
• Designação comercial dos bens e indicação das quantidades. Para garantir o controlo efetivo da mercadoria, não são admitidas descrições genéricas como “diversos”. Além disso, a indicação das quantidades não pode ser feita apenas em número de caixas ou volumes. Deve especificar-se a unidade de medida utilizada na comercialização habitual dos bens (por exemplo, X grades com Y garrafas de Z decilitros);
• Locais de carga e descarga, que devem ser identificados explicitamente como tal. Na ausência desta informação, presume-se que correspondem às moradas constantes no documento;
• Data e hora do início do transporte. Se não houver indicação expressa de outra data e hora, considera-se que o transporte tem início no momento do processamento do documento.

Guia de remessa vs. guia de transporte: quantos exemplares deve emitir?

​De acordo com o RBC, os documentos de transporte devem ser processados em três exemplares:​

• Original: destinado ao adquirente ou destinatário dos bens;
• Duplicado: para as autoridades de fiscalização;
• Triplicado: para arquivo do remetente.​

No caso das guias de remessa, pode revelar-se necessário um quarto exemplar (quadruplicado), para que o destinatário devolva um comprovativo assinado ao remetente, confirmando a receção dos bens.

A importância de contar com o apoio de um operador especializado neste processo

Mais do que conhecer as diferenças entre guia de remessa vs. guia de transporte, é fundamental garantir um conhecimento aprofundado das exigências inerentes a estes documentos. Afinal, o não cumprimento deste quadro normativo pode implicar penalizações fiscais e coimas, além de comprometer a fluidez das cadeias de abastecimento.

Nesse sentido, o apoio de um operador logístico especializado permite assegurar a total conformidade dos processos logísticos com a legislação vigente, garantindo que todas as operações de transporte decorrem de forma eficiente, segura, transparente e rentável.

Além disso, este suporte pode ser determinante para otimizar a comunicação regular com a AT, reduzindo o risco de inconformidades e simplificando a gestão documental.

Na Rangel, dispomos de uma equipa amplamente reconhecida pela sua experiência neste âmbito, que pode ser a peça-chave de que precisa para agilizar a movimentação de bens da sua organização. Consulte, então, as nossas soluções de transporte de mercadorias, bem como os nossos serviços aduaneiros. Contacte-nos!

FONTES:
Associação Nacional de Transportadores Públicos Rodoviários de Mercadorias (ANTRAM). “Regras de Faturação e Regime de Bens em Circulação”. Acedido a 21 de março de 2025.
https://antram.pt/attachments/upload/Divulga%C3%A7%C3%A3o/2023/Workshop%20Bens_17%20maio_alterado/Apresentacao%2520-%2520Regime%2520de%2520bens%2520em%2520circulacao.pdf
Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC). “Regime dos bens em circulação”. Acedido a 21 de março de 2025.
https://www.occ.pt/fotos/editor2/sebc013d.pdf
Cegid Vendus. “Guia de Remessa vs. Guia de Transporte”. Acedido a 21 de março de 2025.
https://www.vendus.pt/blog/guia-remessa-vs-guia-transporte/