Despacho aduaneiro: o que é, como funciona e quais são as suas etapas?

O despacho aduaneiro consiste, sem dúvida, numa etapa central nas operações de comércio internacional. Afinal, encerra um conjunto de procedimentos necessários para certificar a plena conformidade legal das mercadorias nos fluxos logísticos transfronteiriços. A sua importância transcende, por conseguinte, a mera formalidade documental: trata-se de um processo estruturante, que garante o escrupuloso cumprimento das obrigações fiscais, sanitárias e de segurança, por exemplo.

Ora, num contexto pautado pela crescente complexificação das cadeias de abastecimento e pela intensificação do escrutínio regulatório, o respeito meticuloso pelas formalidades aduaneiras assume um papel determinante. Neste artigo, exploramos, então, as principais etapas do despacho aduaneiro e as estratégias a equacionar para maximizar a eficiência, a previsibilidade e o grau de compliance das operações de internacionalização dos negócios.

Primeiramente, o que é o despacho aduaneiro?

O despacho aduaneiro integra diversos procedimentos administrativos que têm como desiderato a formalização, junto das autoridades de fiscalização competentes, da entrada ou da saída de uma mercadoria (importação e exportação, respetivamente), num determinado território aduaneiro.

Este processo permite, portanto, a atribuição de um regime aduaneiro específico às mercadorias, verificando o integral cumprimento da legislação aplicável a cada operação. De igual forma, assegura o pagamento das taxas de direitos aduaneiros e das taxas alfandegárias indicadas.

Ademais, o despacho aduaneiro engloba um conjunto de formalidades que pretende garantir a exatidão da informação constante na declaração aduaneira, respeitante às mercadorias, aos valores e aos meios de transporte.

Qual é, então, a função estratégica do despacho aduaneiro no comércio internacional?

Este processo desempenha, portanto, uma função essencial de cariz fiscal e regulatório. Em primeiro lugar, permite aos Estados a arrecadação de receitas fiscais provenientes da cobrança de direitos aduaneiros, impostos e outras taxas aplicáveis às operações comerciais transfronteiriças.

Em segundo lugar, trata-se de um instrumento de verificação e controlo normativo, que assume o intento de garantir que os bens em circulação no mercado cumprem as exigências legais. Nesse sentido, aplicam-se normas de índole técnica e fitossanitária, a título de exemplo.

Além disso, o despacho aduaneiro contribui para a mitigação de riscos associados à circulação de produtos proibidos, contrafeitos ou potencialmente perigosos. Assume-se, assim, como uma ferramenta ao serviço da proteção dos consumidores e da preservação da integridade dos mercados.

Quais são as principais etapas do despacho aduaneiro?

Este processo organiza-se, geralmente, em três grandes fases, a saber:

• Preparação — centrada na antecipação da operação a realizar, na recolha e preparação de documentos, informações e obrigações a cumprir;
• Execução — consiste na verificação dos documentos e informações versus as mercadorias apresentadas à importação/exportação, e na formalização da declaração aduaneira;
• Acompanhamento — quer à importação, quer à exportação, o trabalho não fica finda com a submissão da declaração; pode ser necessário realizar controlos a posteriori, apurar regimes aduaneiros, obter provas de saída, etc…

Atentemos, então, nos passos críticos relativos a cada uma destas fases do despacho aduaneiro:

Registo e habilitação do operador económico

Antes de qualquer operação aduaneira, o operador económico deve estar devidamente habilitado junto das autoridades competentes. No espaço da União Europeia (UE), por exemplo, isto implica a obtenção de um número EORI (sigla que deriva da expressão “Economic Operators Registration and Identification”).

Consequentemente, este mecanismo permite identificar de modo unívoco o interveniente no comércio internacional, autorizando a sua atuação em nome próprio ou por meio de um representante mandatado para o efeito.

Classificação pautal e verificação da origem

A devida classificação das mercadorias, de acordo com a Nomenclatura Combinada (NC) ou o código HS (ou harmonizado), por exemplo, é determinante para o cálculo dos direitos aduaneiros e impostos aplicáveis. Similarmente, trata-se de um passo fundamental para apurar as obrigações regulamentares e sanitárias a observar.

Paralelamente, convém equacionar a eventual aplicação de tarifas preferenciais, ao abrigo de acordos comerciais, assim como a sujeição a quotas ou restrições.

Preparação e submissão da declaração aduaneira

Este documento consiste num elemento estruturante de todo o processo de despacho aduaneiro. A sua submissão deve, então, realizar-se atempadamente, através da plataforma eletrónica da autoridade aduaneira competente. Visa, assim, fornecer informação exata e completa sobre o tipo de mercadoria, a respetiva classificação pautal, o regime aduaneiro requerido, a natureza da operação e os dados das partes envolvidas na transação comercial.

Neste quadro, é importante sublinhar que o incumprimento de requisitos documentais pode comprometer a operação, originando sanções, atrasos e eventuais perdas financeiras.

Fiscalização da mercadoria

Os procedimentos de controlo aduaneiro podem incidir em exclusivo sobre a documentação ou envolver, do mesmo modo, a inspeção física das mercadorias. O tipo e o grau de fiscalização a aplicar dependem de diversos fatores, nomeadamente, o perfil de risco associado aos produtos, o histórico do operador económico ou o regime aduaneiro declarado, por exemplo.

Devemos referir que a inspeção pode acarretar atrasos significativos no despacho aduaneiro, impactando diretamente a fluidez e eficiência das operações logísticas.

Liquidação de encargos e libertação das mercadorias

Uma vez concluída a verificação dos bens, e após o pagamento das taxas e dos impostos devidos, a autoridade tributária e aduaneira procede à autorização de saída (no caso da exportação de mercadorias) ou à admissão da carga (no âmbito das importações). Esta etapa marca, então, o encerramento formal do despacho aduaneiro, sendo acompanhada da emissão dos respetivos comprovativos de liquidação.

Que fatores equacionar para garantir a otimização do processo de despacho aduaneiro?

Ainda que o cumprimento formal destas etapas se revele imprescindível, a eficiência do processo depende, também, da capacidade de antecipar riscos, evitar erros e garantir o pleno alinhamento com os requisitos aplicáveis. Assim, importa considerar alguns aspetos críticos:

• Preparar atempada e meticulosamente os documentos de transporte de mercadorias exigidos, como fatura comercial (commercial invoice), packing list ou certificado de origem (certificate of origin), por exemplo;
• Verificar a coerência entre a descrição comercial da mercadoria e a respetiva classificação pautal, prevenindo eventuais divergências que possam originar a retenção da carga;
• Garantir a aplicação de mecanismos sistémicos de controlo da qualidade documental, especialmente em operações logísticas que envolvam maior complexidade;
• Recorrer a sistemas de gestão documental compatíveis com os portais aduaneiros nacionais. Num contexto marcado pela crescente digitalização destes procedimentos, este é, inegavelmente, um cuidado essencial para assegurar a interoperabilidade e a total rastreabilidade deste processo;
• Antecipar eventuais atrasos decorrentes de picos de tráfego, inspeções físicas ou exigências adicionais por parte das autoridades aduaneiras.

Qual a importância de contar com um apoio especializado neste processo?

O enquadramento regulamentar e técnico dos procedimentos concernentes ao despacho aduaneiro exige, decerto, competências específicas e um esforço contínuo de atualização. As empresas que pretendem internacionalizar os seus negócios devem, pois, contar com o apoio de profissionais qualificados, que assegurem o escrupuloso cumprimento das obrigações legais, prevenindo erros e evitando sanções ou atrasos na supply chain.

O Despachante Oficial, enquanto representante acreditado junto da autoridade aduaneira, desempenha um papel decisivo neste âmbito. Afinal, pode assumir, em nome do operador económico, a responsabilidade pelo acompanhamento técnico destas operações, assim como pela interlocução com as entidades de fiscalização.

Similarmente, a intervenção de um operador logístico especializado pode revelar-se indispensável. Desse modo, a organização poderá garantir uma abordagem integrada à gestão logística e aduaneira, articulando o seu planeamento comercial e documental, o controlo dos prazos de entrega e a rastreabilidade de toda a cadeia de abastecimento.

Esta visão holística constitui, aliás, um fator fulcral para a redução dos tempos de trânsito, para a eliminação de redundâncias operacionais e para a maximização sistemática da eficiência.

Na Rangel, temos ao seu dispor um conjunto alargado de serviços aduaneiros e de consultoria concebidos para o apoiar em todas as fases do processo. Se tiver dúvidas — sobre os trâmites do despacho aduaneiro, a classificação pautal ou o cálculo de taxas alfandegárias, por exemplo —, contacte-nos.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Trade Finance Global. “Customs clearance process”. Acedido a 27 de março de 2025.
Portugal Exporta. “Despachante oficial: qual o seu papel na internacionalização?”. Acedido a 27 de março de 2025.
Revista Business&Legal. “A regulamentação do exercício da actividade de Despacho Aduaneiro de Mercadoria”. Acedido a 27 de março de 2025.
ShipBob. “Customs Clearance Meaning, Process, and Guide”. Acedido a 27 de março de 2025.