Ciclo Deming: o que é e como pode melhorar os seus processos logísticos?

Diariamente, as empresas lidam com situações inesperadas, falhas, paragens ou problemas de diversa natureza que têm de ser rapidamente resolvidos para evitar danos de maiores dimensões e assegurar que a confiança dos clientes se mantém. Ao longo dos tempos, têm surgido algumas metodologias de trabalho – como o Ciclo Deming – que as ajudam a resolver alguns destes desafios, a melhorar os seus níveis de produtividade e a aumentar os padrões de qualidade dos seus produtos e serviços.

Descubra como este modelo, assente em quatro pilares – planear, executar, verificar e agir –, pode otimizar as operações logísticas da sua empresa.

O que é o Ciclo Deming ou Ciclo PDCA?

Criado na década de 30 por Walter Shewhart e aperfeiçoado e expandido na década de 50 por William Edward Deming, este método de gestão facilita a resolução de problemas nas empresas. O Ciclo Deming, também conhecido como Ciclo PDCA (a sigla para a expressão “Plan, Do, Check, Act”), tem como objetivo criar um processo de melhoria contínua das operações, localizando as causas de um determinado problema que afeta a organização, e facilitando, além disso, a identificação das ações a implementar.

Esta metodologia difundiu-se sobretudo a partir da década de 50, quando foi bem-sucedida no Japão, constituindo um verdadeiro “trampolim” para a recuperação da economia japonesa após a Segunda Guerra Mundial.

O Ciclo Deming é um método que se pode aplicar em qualquer processo organizacional, sendo muito utilizado no processo de tomada de decisões – uma vez que expande o conhecimento que a equipa pode ter sobre uma determinada situação que afeta a empresa.

O Ciclo Deming em quatro etapas

Para atingir os seus objetivos de melhoria dos processos, o Ciclo Deming apoia-se num método cíclico composto por quatro etapas. A saber:

1. Planear (Plan)

Esta é uma das fases mais importantes da metodologia e determina a evolução das seguintes etapas, bem como o sucesso na implementação de melhorias nos processos. Neste passo, um dos objetivos é identificar o problema que está a afetar a atividade da empresa ou o processo que a organização deseja otimizar.

Recorde-se que no dia a dia das operações logísticas existem diversos problemas que podem ocorrer. Ruturas de stocks, atrasos nas entregas ou um elevado número de devoluções são, assim, situações frequentes. A resolução destes problemas é fundamental não só para as entidades pouparem nos seus custos, como também para serem mais competitivas e irem ao encontro das exigências dos clientes.

Contudo, identificar o problema não é suficiente: é importante perceber quais são as causas. Só assim as equipas poderão desenhar um plano de ação para eliminar as ineficiências.

Se a empresa tem uma taxa de devoluções alta, é necessário avaliar os processos e verificar quais são os motivos. Poderá haver, por exemplo, erros no picking e na preparação das mercadorias que levam a falhas no processamento dos pedidos dos clientes. Mas podem existir outras razões: porque os produtos chegam danificados ao consumidor ou porque não correspondem às expectativas dos clientes.

Através deste exercício de análise, as empresas conseguem identificar a origem das entropias dos processos e desenvolver planos de ação para melhorar as operações. Quanto maior for o grau de utilização de sistemas inteligentes dentro de uma organização, mais fácil será o acesso aos dados que permitirão às entidades terem uma “radiografia” fiel e rigorosa do estado das suas operações.

Ainda dentro desta primeira etapa do Ciclo Deming, as organizações têm de desenhar um plano com as medidas corretivas com vista à resolução do problema. Neste plano, deverão constar não só as ações concretas, mas também a identificação dos responsáveis pela implementação, as datas de execução e as metas (através dos Key Performance Indicators, ouKPI, mais adequados). No caso da existência de um elevado número de devoluções, será importante, por exemplo, baixar este número.

2. Executar (Do)

A segunda etapa do modelo Deming consiste em colocar em prática as ações definidas no plano de melhoria. Chama-se a esta etapa, muitas vezes, fase de teste. Para garantir a correta implementação do plano, deve dar-se formação às equipas envolvidas.

3. Verificar (Check)

Esta é uma fase de análise. Não basta implementar o plano de ações para garantir que os problemas ficam resolvidos. É igualmente preciso avaliar os resultados obtidos na fase anterior.

Se o plano foi corretamente executado, mas os objetivos traçados não foram alcançados dentro do prazo estipulado, então deve-se repensar a primeira etapa – pode ser necessário elaborar um novo plano de ação. Por outro lado, se os objetivos foram atingidos e as medidas executadas resultaram na melhoria das operações, então a organização pode passar à fase seguinte do Ciclo Deming.

4. Agir (Act)

Passada a fase de análise, chegou a altura de agir. Aqui poderá ser necessário incorporar alguns ajustes identificados na fase anterior. Este é também o momento em que se padronizam as ações testadas (que tenham demonstrado serem eficazes). Ou seja, o plano de ação deixa de ser um teste e passa a ser o procedimento-padrão para uma determinada situação. Isto implica, entre outros aspetos, a criação de novos manuais de procedimentos, a aquisição de novas ferramentas e a formação alargada da equipa.

Por exemplo, imagine-se o caso de uma empresa cujo principal problema assentava no elevado número de devoluções. Após ter iniciado o Ciclo Deming, chegou-se à conclusão de que um dos principais motivos prendia-se com os erros na fase de preparação dos pedidos. Para melhorar este processo, decidiu-se testar uma série de medidas (como a adoção de sistemas tecnológicos de picking), que nas etapas 2 e 3 do Ciclo Deming se mostraram eficazes. Na quarta etapa deste modelo, a entidade vai ampliar aquela que foi uma experiência-teste a toda a unidade de picking e preparação de pedidos, envolvendo as respetivas equipas.

Desta forma, este modelo de gestão funciona como uma espécie de guião para as empresas otimizarem as suas operações, detetarem ineficiências e prestarem um serviço de maior qualidade aos seus clientes.

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REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICAS:
Mereo, “Ciclo PDCA: Saiba tudo sobre a ferramenta de solução de problemas”. Acedido a 14 de junho de 2022.
https://mereo.com/blog/o-que-ninguem-te-contou-sobre-o-ciclo-pdca/
Renaux, “Como aplicar o ciclo de PDCA na logística?”. Acedido a 14 de junho de 2022.
https://www.renauxservice.com.br/post.php?show=MTMz
FontedeInformação.com, “Como o ciclo PDCA pode ser aplicado na logística?”. Acedido a 14 de junho de 2022.
https://afontedeinformacao.com/biblioteca/artigo/read/54923-como-o-ciclo-pdca-pode-ser-aplicado-na-logistica
Economy-Pedia.com, “Ciclo de Deming”. Acedido a 14 de junho de 2022.
https://app.asana.com/0/home/1199100354019411/1202419504572707